Prise en charge des participants aux évènements organisés par le CJN
Contexte
Dans un souci de clarté et de transparence et compte tenu des évolutions récentes de la réglementation, le CJN souhaite définir précisément les modalités de prise en charge des participations aux différents évènements qu’il organise. Ce nouveau mode de fonctionnement suivra la présente charte, définie et discutée au sein du Comité Scientifique du CJN. Cette charte prendra effet dès le 1er janvier 2018.
Principe
L’objectif du CJN est de rendre accessibles les contenus scientifiques proposés aux jeunes néphrologues quel que soit leurs modes d’exercice de la néphrologie. Le principe de fonctionnement est de dissocier l’origine des fonds (principalement issus d’industriels de produits de santé) des bénéficiaires : les fonds destinés à la prise en charge des jeunes néphrologues sont gérés par l’association et doivent service à financer des frais de transport et d’hébergement (d’hospitalité), en toute transparence, sans contrepartie. Cette prise en charge n’est réservée qu’aux membres du CJN à jour de cotisation, qu’aux évènements organisés par le CJN ou à ceux auxquels il participe et qui présentent un intérêt pour ses membres.
Inscription à un évènement
L’inscription se fait sur le site du CJN à partir de la « zone membre » dédiée. L’accès à cette zone nécessite d’être membre à jour de sa cotisation. Dans la rubrique « Mes évènements », il faut ensuite cliquer sur le lien de l’événement d’intérêt et remplir ses besoins quant à la prise en charge.
Spécificités concernant la Réunion Annuelle
La Réunion Annuelle est l’événement le plus important de l’année dans l’actualité du CJN. Compte tenu du nombre important des demandes de prises en charge et du nombre limité de places (une centaine chaque année), le CJN a souhaité préciser le mode d’attribution des prises en charges.
Les jeunes néphrologues seront ainsi sélectionnés selon les critères suivants :
- Date d’inscription : la règle du « premier(e) inscrit(e), premier(e) servi(e) » sera prise en compte ;
- Cependant, afin de favoriser la participation de certains modes d’exercice (ayant historiquement plus de difficultés à participer les années antérieures), des places seront sanctuarisées pour :
- le secteur associatif: 10 places seront réservées aux jeunes néphrologues exerçant dans le secteur associatif au moment de leur inscription ;
- le secteur libéral : 10 places seront réservées aux jeunes néphrologues exerçant dans le secteur libéral au moment de leur inscription.
Trois semaines avant la date de l’événement, si des places « sanctuarisées » restent non pourvues, elles seront attribuées aux membres inscrits en liste d’attente en fonction de la règle du « premier(e) inscrit(e), premier(e) servi(e) ».
- Par ailleurs, en cas de litige ou d’égalité, seront prises en compte avec une particulière attention les inscriptions des jeunes néphrologues ayant contribué (antérieurement à leur inscription) au dynamisme de l’association : comme par exemple la rédaction de bibliographies pour la « Biblio des Jeunes Néphrologuess BJN », d’articles dans la « Rein Faut Lettre», la soumission de posters sur le site du CJN, …)
Organisation de la prise en charge
Une fois le formulaire rempli (avec les desiderata du jeune néphrologue inscrit) et l’inscription effective, les participants recevront une confirmation électronique de leur prise en charge (Transport + Hébergement). La société GoUp Events les contactera personnellement (par courriel) pour organiser la logistique de la prise en charge.
Spécificités pour les membres non métropolitains
Les membres du CJN exerçant dans un territoire ne se situant pas en métropole peuvent aussi être pris en charge. Cependant, compte tenu d’un montant plus important de la prise en charge, un nombre limité de jeunes néphrologues pourront être pris en charge pour la Réunion Annuelle selon les règles mentionnées plus haut.
Spécificités pour les inscriptions sans prise en charge
Il restera possible de s’inscrire aux évènements du CJN sans demander de prise en charge d’hospitalité. Il demeure nécessaire de se préinscrire sur le site du CJN et de cocher la case « n’ai pas besoin de prise en charge d’hospitalité » afin d’organiser la logistique de l’événement.
Désistement
La prise en charge de l’hospitalité est confirmée par un courriel adressé directement au participant. En cas d’absence dûment justifiée, le participant s’engage à prévenir dans les meilleurs délais le CJN (contact@cjnephro.com) et la société GoUp Events. En l’absence de justification, le CJN se réserve le droit de refuser les candidatures ultérieures du candidat pour les réunions à venir.
Mise à jour
La présente charte de fonctionnement a été validée par le Comité Scientifique du CJN le 12/12/2017. Elle sera réévaluée au moins annuellement et publiée sur le site du CJN (www.cjnephro.com).
